Dans OrderIA, un planning et un service, ce ne sont pas la même chose :
Le planning, c’est votre modèle d’ouverture — vous le configurez une fois, par exemple « tous les vendredis place de la Mairie, 18 h – 22 h ».
Le service, c’est une période d’ouverture concrète où vous prenez de vraies commandes et où vous encaissez vos clients. Vous pouvez tout à fait enchaîner deux services dans la même journée — un service du midi et un service du soir, par exemple.
Le planning est un gabarit. Le service, c’est l’ouverture réelle.
Un planning définit quand vous êtes ouvert, où, et avec quels horaires. OrderIA s’en sert pour trois choses :
Générer automatiquement vos services à venir, sans que vous ayez à les recréer à la main chaque semaine.
Les afficher sur votre site, pour que vos clients voient quand et où vous serez ouvert.
Permettre la commande à l’avance : dès qu’un service est planifié, vos clients peuvent commander pour ce service et réserver leur créneau de retrait, avant même que vous ouvriez.
Un schéma qui se répète chaque semaine, sur un ou plusieurs jours.
Exemple — Tous les vendredis sur la place de la Mairie : ouverture 18 h, première commande à 18 h 30, dernière commande à 21 h 45, fermeture vers 22 h.
À utiliser pour les emplacements où vous revenez régulièrement.
Une ouverture sur une date précise, sans répétition.
Exemple — Le marché de Noël du 15 décembre, place du Champ-de-Mars, 11 h – 20 h.
À utiliser pour les événements exceptionnels : festival, mariage privatisé, foire annuelle.
Sur chaque planning, vous renseignez :
l’emplacement où vous serez
les horaires : heure d’ouverture, plage pendant laquelle les commandes sont acceptées, heure de fermeture
la durée des créneaux de préparation (15 min, 30 min…) — voir Créneaux et capacité plus bas
un éventuel multiplicateur de cadence pour les périodes chargées
une période de validité pour les plannings récurrents (ex. « valable du 1ᵉʳ juin au 31 août »)
Un service, c’est votre période d’ouverture réelle, avec ses vraies commandes, ses vrais paiements et ses vrais clients. Rien n’oblige à n’en avoir qu’un par jour : si vous travaillez midi et soir, vous ouvrez deux services distincts, chacun avec ses propres horaires et son propre clôturage.
OrderIA le génère automatiquement à partir d’un planning. Au matin, votre service du jour est déjà prêt — il ne vous reste qu’à le démarrer.
Vous l’ouvrez à la volée, sans planning préalable. Pratique quand vous tombez sur un événement imprévu, ou que vous vous installez à un endroit non habituel.
À venir — service planifié pour plus tard. Vous pouvez encore ajuster ses paramètres (horaires, emplacement, multiplicateur de cadence).
En attente — l’heure du premier créneau de retrait n’est pas encore arrivée, mais le service est ouvert dans le système. Vos clients ont peut-être déjà passé commande en ligne pour ce service ; de votre côté, vous mettez votre installation en place.
Actif — vous êtes dans la fenêtre des créneaux. Les nouvelles commandes (en ligne ou sur place) sont acceptées et les retraits ont lieu.
Fermé — l’heure de dernière commande est dépassée. OrderIA n’accepte plus de nouvelles commandes, mais vous finalisez celles déjà reçues (préparation, paiement, retrait).
Clôturé — quand tout est servi, vous clôturez le service. Il est verrouillé et entre dans vos rapports.
Pour éviter de saturer votre cuisine, OrderIA découpe votre service en créneaux de préparation (15 min, 30 min, etc.) et plafonne le nombre de commandes acceptables dans chaque créneau.
Chaque article a un temps de préparation que vous renseignez sur sa fiche. À partir de la durée du créneau et du temps de préparation des articles commandés, OrderIA calcule combien de commandes peuvent rentrer.
Exemple chiffré
Durée d’un créneau : 15 minutes
Temps de préparation d’une pizza : 5 minutes
Vous pouvez préparer 3 pizzas dans 15 minutes → 3 commandes maximum sur ce créneau.
Si un créneau est plein, le client suivant est automatiquement orienté vers le créneau d’après.
Si votre cuisine tourne plus vite ou plus lentement que d’habitude (renfort en équipe, conditions difficiles, gros événement), vous pouvez appliquer un multiplicateur sur la cadence :
À 1,5×, vous travaillez 1,5 fois plus vite : OrderIA accepte donc plus de commandes par créneau et la file avance plus rapidement. Idéal quand vous êtes plusieurs en cuisine, ou pour absorber un coup de feu attendu.
À 1×, vous tournez à la cadence « normale » dérivée des temps de préparation de vos articles.
En dessous de 1×, vous ralentissez volontairement (équipe réduite, conditions difficiles) : OrderIA accepte moins de commandes par créneau pour ne pas vous mettre en retard.
Le multiplicateur se règle sur le planning (valeur par défaut) et reste ajustable au démarrage de chaque service.
Un planning récurrent vous fait travailler tous les vendredis — mais le 14 juillet vous êtes fermé. Plutôt que de désactiver le planning puis de le réactiver après, vous déclarez une fermeture exceptionnelle sur cette date.
OrderIA en tire deux conséquences :
Aucun service n’est généré ce jour-là, même si un planning prévoyait une ouverture.
L’information est affichée à vos clients sur votre site, qui voient tout de suite que vous êtes fermé.
C’est aussi le bon outil pour annoncer vos vacances annuelles ou poser un imprévu ponctuel.
