Encaisser

L’encaissement est transversal — il peut avoir lieu à n’importe quelle étape : à la prise de commande, au moment de la remise (sur place ou livraison), ou plus tard. Le bouton Paiement ouvre toujours le même volet, quel que soit l’écran depuis lequel vous le déclenchez.

Lire le volet de paiements

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1. 1 Reste à payer sur la commande — montant total dû par le client, et progression de l'encaissement.
2. 2 Trois manières de décomposer ce qu'on encaisse maintenant : par montant libre, par articles cochés, ou par parts égales.
3. 3 À payer maintenant — le montant qui partira au moyen de paiement choisi. Ici, le client paie 2 articles (≈ 20 €) sur les 27,50 € de la commande.

Le volet est organisé autour de trois informations clés : combien il reste à payer sur la commande (haut gauche), comment décomposer ce qu’on encaisse maintenant (les onglets Montant / Articles / Parts), et combien part vraiment au moyen de paiement choisi (en bas, À payer).

Décomposer le montant à encaisser

Trois manières de définir ce qu’on encaisse à l’instant — basculez entre les onglets selon la situation. Le total s’affiche dans le pied du volet, et c’est ce montant qui partira au moyen de paiement choisi.

Par montant

Numpad libre — par défaut le reste à payer est rempli. Tapez un chiffre, le numpad repart automatiquement de zéro pour saisir un montant arbitraire (ex. acompte, arrondi). Les boutons Tout et Effacer sont là pour aller vite.

1. 1 Taper directement un montant — par exemple un acompte ou un arrondi.
2. 2 Encaisser ce montant — ici en espèces.
3. 3 Valider — le paiement est enregistré, il apparaît dans la liste des paiements.

Cas typique : un client laisse un acompte au moment de la commande, ou paye un montant arrondi.

Par articles

Une carte par article (et par exemplaire — 2 pizzas = 2 cartes). Cliquez sur celles qui correspondent à la part de ce client ; le total cumulé s’affiche en bas.

1. 1 Passer en mode Articles — chaque article et chaque exemplaire est une carte.
2. 2 Cocher les cartes que ce client paie — le total se met à jour en bas.
3. 3 Encaisser ce montant — ici en espèces.
4. 4 Valider — le paiement est enregistré, il apparaît dans la liste des paiements.

Cas typique : « chacun paye le sien » — le client A paye sa pizza, le client B paye la sienne plus la boisson.

Par parts

Réglez le nombre de parts — le prix par part se calcule automatiquement (avec ajustement à un centime près sur la dernière). Cochez les parts à encaisser maintenant.

1. 1 Passer en mode Parts — l'addition est divisée en parts égales.
2. 2 Ajuster le nombre de parts au nombre de convives.
3. 3 Cocher les parts à encaisser maintenant — vous pouvez en cocher plusieurs.
4. 4 Encaisser cette part — ici en espèces.
5. 5 Valider — le paiement est enregistré, il apparaît dans la liste des paiements.

Cas typique : une addition à partager équitablement sans détailler qui a pris quoi.

Astuce

Les paiements partiels se cumulent. Vous pouvez encaisser 10 € en espèces, puis 15 € par CB, etc. — chaque règlement décrémente le reste à payer jusqu’à ce que la commande soit Réglée.

Choisir un moyen de paiement

Les méthodes affichées dépendent de votre configuration. Trois familles :

Manuels — toujours disponibles

• Espèces — ouvre un écran dédié pour calculer la monnaie à rendre.
• Chèque — enregistre le règlement en un clic.
• Titre-restaurant (papier) — pareil, en un clic.

Espèces : rendre la monnaie

1. 1 Choisir Espèces — un écran s'ouvre pour calculer la monnaie à rendre.
2. 2 Cliquer sur les billets et pièces reçus — la monnaie se calcule automatiquement.
3. 3 Valider — le règlement est enregistré, la monnaie à rendre s'affiche.

Cliquez sur les billets et pièces que vous avez reçus du client : la monnaie à rendre s’affiche en temps réel. Validez quand le compte est bon. Si le client paye au centime près, le bouton Montant exact est un raccourci.

Terminaux SumUp — si vous avez un compte SumUp configuré

• Bluetooth — terminal SumUp Solo Lite appairé.
• Tap to Pay — paiement sans contact directement avec votre iPhone.
• Lecteurs — terminaux SumUp configurés (Solo, Air…).

Liens de paiement — si vous avez Stripe ou SumUp configurés

Génère un lien sécurisé que le client peut payer en ligne (CB) — pratique pour les commandes téléphoniques ou à distance. Le lien apparaît avec trois actions de partage (voir Partager un lien au client plus bas).

Suivre les paiements existants

Chaque règlement enregistré apparaît en mini-carte dans le volet : méthode, montant, statut.

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1. 1 Chaque règlement enregistré apparaît en mini-carte — méthode, montant, statut, et heure.

Quatre statuts possibles :

• Validé — le règlement est OK.
• En attente — typiquement un lien de paiement non encore réglé par le client.
• Remboursé — annulé, montant restitué (avec justificatif séparé).
• Échoué — le paiement n’a pas abouti (CB refusée, lien expiré…).

Une icône de pourboire apparaît si le client en a laissé un (typiquement via un terminal SumUp).

Vue détail d’un paiement

Cliquez sur une mini-carte pour ouvrir le détail.

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1. 1 Justificatif — copier le lien, afficher un QR ou envoyer par SMS au client.
2. 2 Bouton Rembourser — annule le paiement (avec justificatif de remboursement).

Vous y trouvez le statut, le montant (avec détail du pourboire le cas échéant), la méthode et la date — et surtout deux actions : partager le justificatif au client, et rembourser si nécessaire.

Justificatif de paiement

Chaque paiement génère son propre justificatif dématérialisé — un ticket sécurisé hébergé sur un lien partageable, distinct du justificatif de la commande globale. Voir Partager un lien au client pour les options de partage.

Astuce

Pratique pour les notes de frais ou les remboursements demandés par le client — pas besoin d’imprimer, vous envoyez le lien.

Rembourser

1. 1 Ouvrir le détail du paiement à rembourser.
2. 2 Cliquer sur Rembourser — une confirmation est demandée.
3. 3 Confirmer le remboursement — un justificatif de remboursement apparaît.
4. 4 Revenir à la liste des paiements — la carte est maintenant marquée Remboursé.

Le bouton Rembourser annule un paiement déjà encaissé : une confirmation est demandée pour éviter les fausses manipulations, puis le paiement passe en Remboursé et un justificatif de remboursement apparaît à côté du justificatif initial — partageable de la même façon (Copier / QR / SMS).

Attention

Le remboursement remet le montant en « reste à payer ». La commande peut donc redevenir À payer si elle ne contient plus de paiement valide. À utiliser avec précaution : pour les terminaux carte, le remboursement réel auprès de la banque peut prendre quelques jours.

Partager un lien au client

À plusieurs moments, OrderIA vous présente un lien sécurisé à transmettre au client : lien de paiement (Stripe / SumUp), justificatif d’une commande, justificatif d’un paiement individuel. L’écran de partage est toujours le même — trois actions disponibles.

1. 1 Cliquer sur la carte du paiement — la vue détail s'ouvre avec le justificatif partageable.
2. 2 QR Code — le client scane avec son téléphone pour ouvrir le justificatif.
3. 3 SMS — pour les clients sans fiche, un clavier numérique s'ouvre pour saisir un numéro.
4. 4 Composer le numéro du client.
5. 5 Envoyer — le SMS part au client avec le lien du justificatif.

• Copier — copie le lien dans le presse-papier (collez où vous voulez).
• QR Code — affiche un code que le client scanne avec son téléphone.
• SMS — envoi automatique au numéro du client si la fiche le contient ; sinon, un clavier numérique s’ouvre pour saisir un numéro à la volée.

Vous trouvez ce même écran à trois endroits :

• Lien de paiement — quand vous générez un lien Stripe ou SumUp depuis le volet Paiement.
• Justificatif d’une commande — bouton Justificatif sur l’écran Terminées.
• Justificatif d’un paiement — depuis la vue détail d’un paiement (ou de son remboursement).

Cas particuliers

Mode formation

En mode formation, les terminaux et les liens de paiement sont désactivés pour éviter tout encaissement réel. Seuls les modes manuels (espèces, chèque, titre-restaurant) restent disponibles, à des fins d’entraînement.

Pourboire

Les terminaux SumUp permettent au client d’ajouter un pourboire au moment du paiement. Une icône discrète signale les paiements concernés dans la mini-carte, et le détail affiche le pourboire séparément du règlement principal.

Les pourboires sont comptabilisés à part et ne sont pas soumis à la TVA — ils apparaissent sur leur propre ligne dans les rapports fiscaux et ne s’ajoutent pas au chiffre d’affaires soumis à TVA.

Annulation d’un lien en attente

Si vous avez généré un lien de paiement et que le client ne le règle pas, vous pouvez l’annuler depuis la vue lien (bouton Annuler) — le paiement passe en Échoué et le montant repasse en reste à payer.

Pour aller plus loin

Mode formation

Comprendre comment l’encaissement est neutralisé en formation. Voir Mode formation →